On pense souvent qu’il faut avoir du temps pour s’organiser. En réalité, c’est l’organisation qui crée le temps.
Mais quand on a l’impression de courir après tout et de ne jamais être à jour, comment structurer sans « tout arrêter » ou « tout refaire » ?
Voici une méthode en 3 étapes que j’utilise avec mes client·es pour remettre de l’ordre, même en pleine tempête.
Structurer son organisation quand on est déjà débordé : par où commencer?
ÉTAPE 1 : Reprendre de la clarté sur l’essentiel
Posez-vous ces 3 questions :
- Quelles sont mes priorités réelles aujourd’hui ?
- Quelles missions, clients ou tâches m’apportent le plus de valeur (financière, stratégique, relationnelle) ?
- Qu’est-ce qui me prend du temps sans réel impact ou résultat ?
💡 L’idée ici n’est pas de tout trier, mais de faire ressortir ce qui doit absolument être géré pour sortir la tête de l’eau.
Un outil simple que j’utilise souvent : la matrice impact / effort. Elle permet de repérer très vite ce qui est essentiel (et ce qu’on peut lâcher). On peut le faire sur papier, sur un tableau blanc ou… sur Excel.
Oui, Excel, justement. On pense parfois que c’est dépassé, mais c’est encore l’un des meilleurs outils de pilotage que j’utilise au quotidien. Personnalisable, clair, rapide à mettre à jour : un bon tableau Excel bien structuré peut faire gagner un temps fou.
ÉTAPE 2 : Créer un cadre minimum viable
Structurer, ce n’est pas devenir ultra-méthodique du jour au lendemain. C’est créer des repères simples et durables.
Exemples de micro-cadres efficaces :
- Bloquer des plages fixes pour traiter les urgences et les e-mails (et ne pas rester en flux tendu toute la journée)
- Planifier chaque semaine un moment pour l’interne (communication, administratif, amélioration continue)
- Définir 1 ou 2 outils-clés et s’y tenir :moins c’est éparpillé, plus c’est pilotable
Créer un cadre, c’est aussi définir des limites : combien de projets en simultané ? Combien d’heures dédiées à tel client ? Que dois-je refuser ou repousser ?
ÉTAPE 3 : Centraliser pour libérer de l’espace mental
Beaucoup d’entrepreneur·es passent leur journée à chercher leurs infos : mails, notes, rappels, liens, factures…
📌 Et si vous travaillez encore avec des post-its éparpillés partout ? C’est souvent le signe qu’aucun système centralisé n’a encore pris le relais. Le papier dépanne, mais il ne structure pas : il disperse.
Résultat : charge mentale élevée, oubli de tâches, frustration quotidienne.
La solution ? Choisir UN outil central de pilotage et s’y tenir. Peu importe l’outil, pourvu qu’il soit adapté à votre mode de fonctionnement.
L’idée ici, c’est de réduire cette dispersion pour libérer de l’espace mental et piloter plus efficacement.
Par exemple :
- Excel ou Google Sheets : pour les profils logiques, aimant structurer
- Notion: pour les profils visuels, qui aiment relier les infos
- Trello ou ClickUp : pour suivre des tâches et des projets avec des échéances claires
L’important, c’est de :
- pouvoir tout retrouver facilement
- n’avoir qu’un seul endroit à ouvrir pour piloter
- ne pas multiplier les outils « gadget »
Je dis souvent : « Un bon outil n’est pas celui qui fait tout, c’est celui que tu ouvres tous les jours. »
En conclusion...
Structurer n’est pas un luxe. C’est un levier de survie et de croissance.
Et surtout : pas besoin d’attendre d’être prêt·e. Il suffit de commencer petit, mais au bon endroit.
Par exemple, avec un tableau Excel clair, une routine hebdomadaire réaliste et un outil central unique, on peut déjà changer radicalement sa manière de travailler.
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