Et si ce n’était pas la bonne question …
On pense souvent que la solution à nos problèmes d’organisation, c’est le bon outil. Pourtant, on finit souvent avec une multitude de plateformes — Trello, Notion, ClickUp, CRM — sans réel gain de clarté.
Ce n’est pas l’outil qui organise : c’est la méthode. Avant de chercher quoi utiliser, il faut d’abord se demander quel problème on cherche à résoudre, puis structurer une méthode adaptée à son fonctionnement.
Dans cet article, je vous propose :
- Un comparatif clair des outils (à quoi ils servent vraiment)
- Une méthode simple en 3 étapes pour retrouver une organisation fluide
- 3 questions à se poser avant de choisir un outil
- Un appel à simplifier, clarifier, et adapter… plutôt qu’accumuler
Alors, quel outil pour mieux organiser votre activité ?
Vous cherchez l’outil miracle pour votre organisation ?
Trello, Notion, ClickUp, CRM, Google Drive…On les a tous testés (ou presque), dans l’espoir de gagner du temps, de simplifier la gestion quotidienne, ou de mieux piloter notre activité.
Et pourtant, à force d’en empiler, on se retrouve vite avec :
- Trello pour les tâches,
- Notion pour les idées,
- ClickUp pour les projets,
- Google Drive pour les fichiers,
- Un CRM (Axonaut, Hubspot…) pour les clients,
- Slack ou Zoom pour communiquer,
- Zapier pour connecter le tout…
Résultat : un labyrinthe d’outils. Et la sensation de perdre du temps au lieu d’en gagner.
Ce n’est pas l’outil qui fait l’organisation
L’une des premières phrases que je dis à mes client·es, c’est : « Ce n’est pas l’outil qui structure, c’est la méthode. »
Un outil peut être puissant, reconnu, recommandé. Mais s’il ne correspond pas à votre manière de travailler, s’il n’est pas relié à des objectifs clairs, ou s’il est utilisé sans cadre… il devient un poids.
À quoi servent (vraiment) les outils ?
Voici un rapide tour d’horizon des outils que je vois le plus souvent dans les TPE/PME :
Notion :
Très modulable, permet de tout centraliser (contenu, planning, fiches clients…). Mais exige une bonne structuration en amont.
Trello :
Visuel et simple d’usage, idéal pour suivre des tâches ou projets sous forme de colonnes. Efficace pour des équipes réduites.
ClickUp :
Puissant mais dense. Adapté aux structures avec plusieurs projets et utilisateurs, mais demande un vrai onboarding.
CRM (Axonaut, Hubspot, Zoho…) :
Utile pour suivre la relation client : devis, relances, historique. À envisager dès qu’on a plusieurs prospects en parallèle.
Avant de choisir : 3 questions à vous poser.
Plutôt que de partir en quête du meilleur outil du moment, je recommande toujours à mes client·es de commencer ici :
- Quel problème est)ce que je veux résoudre ? trop de choses en tête ? des retards de livrables? une offre floue?
- Comment est-ce que je travaille (vraiment) ? À l’oral ? En visuel ? En équipe ou en solo ? Quotidiennement ou ponctuellement ?
- Qu’est-ce qui serait plus simple, plus fluide, plus clair? Un outil n’a de sens que s’il simplifie votre quotidien.
La bonne méthode : d’abord la clarté, ensuite les outils
Quand j’accompagne un dirigeant ou un entrepreneur, on ne commence jamais par « quel outil choisir ? ». On commence par :
- Clarifier les besoins et les points bloquants
- Structurer les flux d’activité (process, tâches, client…)
- Choisir les outils qui soutiennent la méthode
- Installer des routines de suivi et d’usage
Souvent, ça commence par un simple tableau ou une feuille blanche. Et ensuite, on bâtit un système… utile, fluide, aligné.
Un outil, c’est un moyen — pas une fin
Le bon outil est celui qui :
- s’intègre à votre manière de travailler,
- vous permet de mieux piloter (et pas de vous noyer dans les fonctionnalités),
- est utilisé avec régularité et clarté,
- et surtout… vous fait gagner du temps.
Il ne remplacera jamais une vision claire de votre activité.
Ce que vous pouvez faire dès maintenant :
Listez les tâches ou les process qui vous prennent le plus de temps,
Repérez les outils que vous n’utilisez plus (ou mal),
Posez-vous la question: “Qu’est-ce que je veux vraiment fluidifier ?”
Et si vous êtes dans le flou … :
Je vous propose un échange gratuit de 30 min
Un point rapide pour :
- Faire le tri dans vos outils,
- Identifier vos vrais besoins,
- Envisager des solutions simples et efficaces.